Comment organiser ses documents administratifs ?

Avec le temps, on est amené à conserver de nombreux documents administratifs : courriers, factures, plans, devis, bulletins de salaire, contrats d’assurance… Ces derniers finissent par prendre beaucoup d’espace et s’y retrouver peut devenir un véritable parcours du combattant. Qui n’a jamais perdu un temps fou à chercher un papier important, par défaut de rangement ? Pour éviter ces désagréments, il est capital d’organiser convenablement vos documents administratifs. Voici quelques solutions efficaces pour y parvenir.

Faites la part belle aux accessoires de rangements

Ranger convenablement vos documents administratifs vous permettra d’optimiser l’espace disponible qui n’est pas infini. Pour cela, n’hésitez pas à vous servir d’accessoires de rangements au design bien pensé. Une fois qu’un tri efficace de vos affaires est réalisé, ces derniers font office d’espace de stockage. Il en existe de plusieurs sortes. Tout d’abord, vous pouvez vous servir des classeurs, qui ont l’avantage d’être facilement consultables. Vos documents y sont en sécurité et vous pouvez facilement en ajouter de nouveau.

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Les pochettes à élastiques représentent également une alternative intéressante. Elles permettent un classement esthétique. En effet, elles se déclinent en plusieurs coloris qui peuvent servir pour le classement de différents types de documents. Par ailleurs, les dossiers suspendus sont une autre option à envisager. Pratiques et efficaces, ils permettent le rangement et l’archivage de vos documents administratifs. Leur conception en polypropylène leur permet de supporter une charge conséquente de papier (jusqu’à 6 kilos).

Pour optimiser votre espace de rangement, vous aurez finalement besoin d’une office box. N’hésitez pas à acheter une boîte de rangement pour documents sur une boutique en ligne spécialisée dans les accessoires de rangement. Celle-ci pourra contenir vos différents classeurs, pochettes élastiques ou dossiers suspendus. Cette solution est très avantageuse lorsque vous disposez d’une quantité conséquente de documents à organiser. De plus, elle se veut discrète. En effet, on peut facilement la glisser un peu partout : dans la bibliothèque, dans le placard, dans le dressing… Par ailleurs, avec ses poignées présentes de chaque côté, elle est très mobile, ce qui peut s’avérer utile si vous ne disposez pas de bureau.

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Installez du mobilier de rangement

Une grande variété de meubles de rangement est disponible sur le marché :

• Armoires de bureau
• Meubles à tiroir
• Bibliothèques
• Étagères

Ces différents meubles sont conçus pour contenir les accessoires de rangement qui contiendront l’ensemble de vos documents. Leur choix dépend entre autres de l’espace disponible, du volume de rangement et de la nature de vos documents administratifs. Ainsi, pour un volume important dans un espace exigu par exemple, vous pouvez choisir les étagères afin d’exploiter toute la hauteur disponible dans votre pièce.

Classez minutieusement vos documents administratifs

Ranger vos documents dans des accessoires ou des meubles de rangement n’est pas suffisant. Il est nécessaire de les classer convenablement en amont. Cela vous permettra de les retrouver plus aisément en cas de besoin. Plusieurs possibilités de classement s’offrent à vous.

Classez par thème

Comme son nom l’indique, il s’agira de séparer vos documents selon leur thème. Ainsi, vous ne mettrez pas ensemble vos pièces comptables (avis d’imposition, fiches de paie, preuves de paiement…) et vos documents bancaires (avis de versements, relevés de compte, avis de dépôts de chèques…). Pour ces différents types de documents, vous pouvez utiliser des pochettes à élastiques ou des classeurs de couleurs différentes. Leur avantage réside dans la possibilité d’associer à chaque thème une couleur, ce qui peut faciliter les recherches ultérieures.

Classez par ordre alphabétique

Avec cette technique, vous vous servez de l’ordre alphabétique pour créer différentes rubriques. Dans ce cas, il est recommandé d’effectuer en amont un travail d’indexation. Ce mode de classement est très pratique pour ceux qui gèrent régulièrement les documents de plusieurs personnes. Ils peuvent alors se servir de leurs patronymes pour le rangement.

Classez par ordre numérique

Dans ce système de classement, on attribue des nombres croissants aux documents selon leur ordre d’arrivée. Cependant, pour s’y retrouver plus facilement ultérieurement, il est conseillé d’ajouter un libellé à chaque nouveau dossier.

Attribuez une date d’exclusion à vos documents

Attribuer une date d’exclusion à vos documents vous permettra de vous en débarrasser lorsqu’ils deviendront caducs. Ainsi, vous libérerez de l’espace. De plus, vous gagnerez un précieux temps en conservant uniquement les papiers en cours de validité. Sans être exhaustif, les durées conseillées de conservation sont de :

• 2 ans pour les documents d’assurance (exception faite de l’assurance-vie qui se conserve pendant dix ans)
• 5 ans pour les baux de location
• 5 ans pour les factures

Envisagez la dématérialisation

Dans cette ère du numérique, vous pouvez vous passer à la dématérialisation de vos documents administratifs. Elle consiste à les numériser afin d’en conserver la version électronique. Cette option a de nombreux avantages : gain d’espace, gain de temps dans les recherches, meilleure traçabilité et sécurité renforcée. Cependant, nous vous recommandons de conserver vos documents papier pendant la durée minimale recommandée. En effet, dans certains cas, une version électronique d’un document original papier n’a pas de valeur légale.

De nombreuses options s’offrent à vous pour mieux organiser vos documents. Certaines vous conviendront mieux que d’autres. N’hésitez pas à les essayer pour trouver celle qui comblera le mieux.